Timothy is zaakvoerder van een design- & innovatiebureau

TIMOTHY IS ZAAKVOERDER VAN EEN DESIGN- & INNOVATIEBUREAU

Yep – als ik binnenstap bij Made in Antwerpen, zie ik meteen dat het er net zo strak en stijlvol uitziet als ik had verwacht. Grote ramen en dus veel licht, een grote open ruimte waar ik een aantal mensen (inclusief coole sneakers) achter hun computer zie werken, een paar meetingrooms met matglazen schuifdeuren – veel zwart, wit, hout en planten. Ik word warm onthaald door charismatische co-founder Timothy Macken (36), die vervolgens vrijgevig zijn tijd, verhalen en wafels met mij deelt. Zaakvoerder zijn, daar komt veel bij kijken – vandaar dan ook een iets uitgebreider interview dan gewoonlijk. Laten we er dus maar snel aan beginnen!

Wat doe jij, en hoe lang al?

Ik ben zaakvoerder van design- en innovatiebureau Made, dat mijn vennoot Simon en ik nu 13 jaar geleden hebben opgericht. Wij helpen klanten nieuwe producten en diensten identificeren en ontwerpen, en gaan ze daarnaast ook helpen om deze effectief te bouwen. Dat kan gaan om een fysiek product, een digitale oplossing of een dienstverleningsmodel, maar kan ook een combinatie van de drie zijn.

Een paar voorbeelden misschien?

Bringme is een klant van ons, die maken een soort automatische kast voor appartementsgebouwen en bedrijven waar je o.a. pakjes naar kunt laten leveren. Hier bij Made hebben we zowel het idee van de kast uitgewerkt (grootte, sensoren, materiaal, gebruik, etc.) als de digitale kant gedaan (interface, app, desktopversie…), maar hebben we ook mee nagedacht over de dienstverlening zelf (verdienmodel, spelers, etc.).

Voor Renson, een bedrijf dat verluchtingssystemen maakt, hebben we dan weer een gebruiksvriendelijke applicatie ontwikkeld om zelf de luchtkwaliteit in je huis te kunnen meten en aansturen, en zelfs te laten controleren vanop afstand door de installateur.

Wat is jouw rol als zaakvoerder bij Made precies?

Kort samengevat is het mijn verantwoordelijkheid om de missie en visie voor Made te bepalen, en om vervolgens iedereen hier te inspireren en te motiveren om die samen te gaan realiseren. Dat vertaalt zich enerzijds in het nadenken over een bedrijfsstrategie (waar willen we met Made naartoe?), en anderzijds in het omzetten van die doelstellingen in dagdagelijkse, praktische processen.

Concreet gezien werkt iedereen bij Made aan de verschillende klantenprojecten, waar het grootste deel van ons werk uit bestaat. Maar tegelijk werken ze ook allemaal voor een stukje aan interne projecten, d.w.z. een tak van Made die moet groeien, zoals bv. HR, marketing, sales, operations en planning.

Met de jaren ben ik me steeds meer gaan focussen op het opvolgen van al die verschillende interne projecten, met de bedoeling Made zo efficiënt mogelijk te doen draaien. Welke projecten lopen er allemaal? Draait alles daar goed? Hoe goed precies? En vooral: hoe kunnen we het nóg beter doen? Daar denk ik over na en werk ik oplossingen voor uit, die we daarna dan ook gaan implementeren.

Welk soort oplossingen bijvoorbeeld?

Het gaat vaak over het meetbaar maken van een aantal zaken, zoals bv. weten hoeveel tijd je ergens aan besteedt. Zo hadden we al een basis timetracking- en planningsysteem, maar om nog betere analyses te kunnen maken ben ik op zoek gegaan naar betere software. Het platform dat we nu gebruiken kan ons bv. vertellen of iets rendabel is, welke teams er goed of minder goed draaien, wat er overmorgen gaat gebeuren, etc. Als je dat niet weet, weet je niet waar je als bedrijf naartoe gaat.

Nog zo’n softwaresysteem dat we nu gebruiken is een soort gigantische to-do list in team-vorm. In plaats van de hele tijd mails naar elkaar te versturen krijgen we hierdoor heel makkelijk een overzicht van wie wat moet doen tegen wanneer.

Op een gegeven moment hebben we ook een veel duidelijkere meetingstructuur geïmplementeerd. Vroeger kreeg degene die het luidste praatte de meeste aandacht, nu hebben we een facilitator die aangeeft wie het woord krijgt. We gaan ook een echte checklist af; resultaten, vragen, actiepunten…

Hele simpele zaken eigenlijk, maar waar je gigantisch veel tijd mee bespaart en dus aan efficiëntie wint. Bepalen wat er beter kan, uitzoeken hoe we dat kunnen doen, het implementeren van die oplossingen, daar kruipt allemaal veel tijd in.

Oké. Hoe ziet een werkdag er voor jou ongeveer uit?

Mijn dagen zijn echt super divers, maar meestal begin ik om 9u en werk ik tot een uur of 6 – 7 ’s avonds.

90% van de tijd zit ik hier op het bureau; naar klanten gaan doe ik tegenwoordig eigenlijk alleen nog maar als het écht over iets nieuws voor Made gaat, zoals nu bv. het opstarten van innovatiemanagement.

Ik zit redelijk vaak in meetings. Dat kunnen zogenaamde ‘tactical meetings’ zijn, om te bespreken hoe interne projecten lopen, maar ik probeer ook zo veel mogelijk updategesprekken te doen met de mensen hier, om te zien hoe het met ze gaat en waar ze mee bezig zijn. Daarnaast hou ik me ook veel bezig met rekruteringsgesprekken; ik rekruteer zo goed als iedereen zelf.

Daarnaast zit ik veel achter mijn computer om bv. die eerder besproken oplossingen uit te werken. Maar eerlijk gezegd gaat een heel groot stuk van mijn tijd ook naar meer dagdagelijkse verplichtingen, zoals bv. teksten nalezen voor de website en feedback geven, klantencontracten doornemen en afchecken met onze advocaten, vacatures opmaken en aanpassen, meetings vastleggen en voorbereiden, een loonschema opmaken en onderhouden, ons jaarlijks businessplan opstellen en updaten…

Mijn to-do lijsten bestaan echt uit 100 verschillende dingen – of eerder 1000 (lacht).

Wat vind je het leukste aan deze job?

Het gevoel dat Made steeds beter en beter draait, dat er een soort slagkracht is die je hebt gebouwd met je bedrijf, dat je mensen ziet groeien in hun job… Het gaat veel meer over een overkoepelend gevoel dat iets meer lange termijn is – ik heb niet elke dag het gevoel van “score, score, score”, maar dat zoek ik ook helemaal niet.

Wat moet je goed kunnen als je zaakvoerder van een bureau zoals Made wil worden?

Ik denk dat het toch wel een beetje bij leiderschap terechtkomt, dat het gaat over een verhaal duidelijk kunnen brengen en mensen kunnen motiveren om daar mee in te stappen. Je moet ook iemand zijn die geniet van een organisatie goed te laten draaien; je moet willen nadenken over dat overkoepelend beeld.

Het is dan ook heel belangrijk dat je “systeemoplossend” kunt denken – als je ziet dat hetzelfde probleem telkens opnieuw gebeurt, moet je niet gewoon het probleem oplossen, maar juist de structuur veranderen zodat het probleem niet meer voorkomt.

Visie hebben dus, en geduld, en toch ook een beetje charisma. Maar je moet ook vlot kunnen communiceren, want het zijn nog altijd de mensen die het moeten doen. Als je geen oog hebt voor wat er tussen de mensen speelt, dan gaat er niks gebeuren.

Maar hoe wist jij bv. als student al dat je dat leiderschap in je had?

Toen ik 23 was wist ik ook nog niet dat ik later deze richting uit zou gaan, maar als ik terugkijk waren er toch al wel wat tekens aan de wand. Zo ben ik vroeger leider geweest bij de scouts, en hield ik me daar ook veel liever bezig met het organiseren van een scoutsfuif in zijn geheel dan bv. enkel de ticketverkoop te doen. Ook bij groepswerken op school nam ik altijd vrij snel een trekkende rol op. Ja…ik wilde toch ook toen al invloed kunnen hebben op een situatie, niet alleen “lijdend voorwerp” zijn. En ik ben ook altijd iemand geweest die mijn verantwoordelijkheid nam – ook belangrijk als zaakvoerder.

Wat zijn voor jou de minder leuke aspecten van jouw job?

Mensen die bij ons vertrekken blijf ik heel lastig vinden om te verteren. Dat voelt echt als een tekortkoming, dat we niet voor de juiste match hebben gezorgd, of dat je iemand niet de juiste omgeving hebt kunnen bieden om te groeien.

Daarnaast merk ik dat ik van de administratieve kant, en dan vooral het juridische en cijfermatige onder controle houden (audits voorbereiden, contracten doorlezen) echt geen energie krijg. Ik vind wel dat dat moet gebeuren, maar het voelt echt een beetje beklemmend aan.

Welk advies zou je geven aan iemand die overweegt om zijn eigen designbureau op te starten?

Bewaak een goed evenwicht tussen ambitie en geduld. Laat je hoofd niet (te) gek maken door alle succesverhalen van anderen en volg je eigen tempo. Soms zal je voorsprong hebben, soms sta je achter. Overschat niet wat je in een jaar kan doen, maar onderschat ook niet wat je in 5 jaar kan opbouwen. Ik zie veel starters direct zwaaien met grote titels als CEO of CIO terwijl er maar 2 mensen in hun bedrijfje zitten. Focus op echte realisaties en kwaliteit en niet op heldenverhalen waar eigenlijk niets achter zit. Aan de andere kant moet je je ook niet wegsteken: vertel je verhaal en toon je ambities, alleen op die manier kunnen mensen erop inhaken en je mee helpen groeien.

Verder zou ik nog zeggen: er is niks mis met eerst ervaring op te doen “in the field” voor je je eigen zaak opstart. Je gaat een betere agency uitbouwen als je goed beseft hoe het werk van de designers eruitziet.

Hoe ben jij zaakvoeder bij Made geworden?

Ik heb productontwikkeling gestudeerd. Tijdens het voorlaatste jaar ben ik zelf actief op zoek gegaan naar een stageplaats voor Simon en mij. We mochten toen een maand bij Philips aan de slag, en dat ging zo goed dat we tijdens ons laatste jaar één dag per week bij hen mochten blijven werken. Ook nadat we afgestudeerd waren bleven ze beroep op ons doen, en hadden ze ons eveneens al in contact gebracht met een drietal andere klanten. Toen besloten Simon en ik om het gewoon te proberen en richtten we Made op. Na 3 jaar hadden we zoveel werk dat we 2 andere mensen bij hebben aangenomen, en uiteindelijk zijn we uitgegroeid tot een bedrijf waar nu 20 mensen werken. Mijn rol is in die tijd ook een beetje vanzelf geëvolueerd van pure productontwikkeling naar het meer strategische van vandaag. Allemaal super intuïtief eigenlijk.