Midden in de bruisende Europese wijk in Brussel ligt het kantoor van internationaal consultancybureau Hume Brophy. Het is lunchtijd, waardoor de straten vol (hongerige) mensen in maatpak lopen. Ook in de grote open ruimte waar Elodie Orth-Soane (26) werkt zijn wanneer ik binnenwandel de meeste bureaus verlaten, maar eigenlijk werken er hier elke dag een 20-tal mensen van allerlei verschillende nationaliteiten samen. Elodie vertelt:

Wat doe jij, en hoe lang al?

Ik werk al 2,5 jaar als office en event manager bij Hume Brophy. Kort samengevat kloppen andere bedrijven bij ons aan voor specifiek communicatie-gerelateerd advies, om zo hun business te verbeteren.

Mijn job bestaat uit twee delen: het office gedeelte, dat meer administratief is, en het event gedeelte, dat draait om het organiseren en opvolgen van onze verschillende evenementen.

Hoe ziet jouw dag er meestal uit?

Ik begin meestal rond een uur of 9, check mijn mails en maak dan een to-do lijstje, waarna ik aan de slag kan.

De office management kant houdt voornamelijk in dat ik erop moet toezien dat alles op kantoor loopt zoals het moet: koffie en thee bestellen bv., zorgen dat we voldoende pennen en papier hebben, interne meetings organiseren, bezoekers verwelkomen – maar ook een oplossing zoeken als er bijvoorbeeld een computer of printer kapot is. Ik volg ook binnenkomende facturen op en bied onze consultants en manager administratieve ondersteuning.

Het event management gedeelte is meer afwisselend, en verschilt van maand tot maand. Zo organiseren we elke maand zogenaamde ‘round table events’, waarbij we bv. experten uitnodigen om over een bepaald onderwerp te komen spreken. Daarvoor moet ik o.a. uitnodigingen opmaken en uitsturen, een locatie regelen en catering voorzien.

Ook heel leuk is het organiseren van onze jaarlijkse barbecue eind juni, waar ondertussen zo’n 600 mensen naartoe komen. Dat is héél veel werk, en daar beginnen we dan ook al maanden op voorhand aan. Een locatie boeken, alle benodigdheden huren (van barbecues en tenten tot vuilnisemmers en asbakken), zorgen dat het vlees op hygiënische wijze wordt getransporteerd, bewaard en bereid, uitnodigen uitsturen en opvolgen, drank bestellen… Je moet aan oneindig veel dingen denken. De dag zelf moet ik ook zorgen dat alles vlot verloopt en moet ik de problemen – want die zijn er altijd – snel zien op te lossen.

Tot slot zijn er ook kleinere, interne events die ik mee help organiseren, zoals feestjes op kantoor, of bv. onlangs een ‘Fit at Work’ event, waarbij we onze collega’s op een leuke manier aanmoedigden om meer te bewegen.

Wat vind je het leukste aan deze job?

Het event gedeelte. Ik vind het echt heel leuk om iets van A tot Z te moeten organiseren en te zorgen dat alles tot in de puntjes geregeld is. Dat kan soms best stresserend zijn, juist omdat het nooit helemaal loopt als gepland, maar het is leuk om dan naar een creatieve oplossing op zoek te gaan.

Wat moet je goed kunnen als je office & event manager wil worden?

Je moet sowieso heel georganiseerd zijn, en goed tegen stress kunnen. Niet dat het elke dag stressen is hoor, eigenlijk enkel als de evenementen echt voor de deur staan. Hier bij Hume Brophy moet je ook verschillende talen spreken: onze voertaal op kantoor is Engels, maar je moet ook Frans en Nederlands kunnen spreken met leveranciers en klanten.

Wat vind je dan weer minder leuk?

Sommige administratieve zaken, zoals facturen opvolgen en notities nemen tijdens bepaalde meetings is niet altijd even fascinerend, maar héél vervelend vind ik dat nu ook weer niet.

Welk advies zou je geven aan iemand die overweegt om als office & event manager aan de slag te gaan?

Probeer een studentenjob in de evenementensector uit, dat staat ook goed op je cv. Zo heb ik zelf als student bv. als hostess gewerkt.

Hoe ben jij office & event manager geworden?

Een beetje via een omweg. Ik heb Hotel Management gestudeerd, en toen heb ik toevallig als event coördinator stage in een hotel gelopen. Dat vond ik zo leuk dat ik besloot om daar naartoe te werken.

Omdat ik liefst in de bedrijfswereld aan de slag wilde, heb ik eerst een tijdje aan de receptie van een groot bedrijf gewerkt, waar ik ook interne events met catering mocht helpen organiseren. Vervolgens heb ik gesolliciteerd voor deze job bij Hume Brophy. Ik vermoed echter dat mensen normaal iets zoals Communicatie studeren om hier terecht te komen.

 

 

20/03/2018

Misschien iets voor jou?

Volg onderstaande links naar opleidingsmogelijkheden om zelf office en eventmanager te worden:

Administratief werk

Eventmanager